Comment réussir sa transition vers le Digital Workplace ?

En effet, depuis la fin du XIXe siècle, les entreprises et leurs dirigeants n’ont eu de cesse de chercher à modifier les espaces de travail afin de poursuivre 3 objectifs : tout d’abord, rendre les employés plus efficaces, ensuite, optimiser l’espace de travail et enfin, améliorer le confort et le bien-être des collaborateurs.

Après avoir fait éclater, dans les années 1990–2000, les bureaux fermés, corporate, traditionnels, via les bureaux en îlots ou encore les open spaces, les années 2010 ont amené une nouvelle organisation du travail : le travail distant et le travail en autonomie.

Ainsi, 3 nouveaux modes d’organisation sont apparus dans cette veine : le coworking (espaces de travail partagés), le télétravail (travail hors du bureau, notamment à la maison en home office) et le flex office (pas de bureau fixe). Le point commun de chacun de ces 3 modes d’organisation est une focalisation sur le nomadisme et sur la recherche du bien-être des collaborateurs.
Totalement adaptée aux nouvelles générations qui arrivent sur le marché du travail, cette tendance a eu lieu en parallèle d’une autre tendance : la transformation digitale des espaces de travail, le Digital Workplace.
La Transformation Digitale a introduit au sein des entreprises de nouveaux outils « informatiques », aussi bien dans les Grands Groupes que dans les ETI et PME. Il n’existe plus aujourd’hui d’entreprise dont l’activité ne s’articule pas autour d’outils digitaux : ERP, CRM, sites web… Ainsi, il est naturel de se poser la question suivante : est-ce que les outils digitaux des entreprises ont su s’adapter à cet enjeu de flex office, de télétravail ou de coworking ?

La Transition vers le Cloud, véritable facteur clé de succès de la bascule dans le Digital Workplace

Le Directeur des Systèmes d’Information, DSI, tend à devenir de plus en plus souvent Digital Workplace Officer (DWO), tant son rôle dans la transition des entreprises vers l’espace de travail digital est fort, en partenariat avec le Chief Happiness Officer, côté DRH, et de l’Office Manager, côté service management (immobilier, services généraux). Son objectif ? Permettre aux collaborateurs de se connecter n’importe où, n’importe quand et depuis n’importe quel écran (PC, smartphone, tablette) aux applicatifs de l’entreprise, simplement et sans accroc, en mode Plug and Work.

En quelque sorte, les collaborateurs, une fois arrivés sur leur lieu de travail, souhaitent bénéficier d’outils intuitifs, simples et innovants, comme ceux qu’ils utilisent dans leur vie personnelle (WhatsApp, Facebook, Airbnb, Gmail, Spotify…). 

Ces outils ont en commun un élément : ils fonctionnent en mode cloud : 100 % hébergés sur le web et fonctionnant sur un modèle d’abonnement par utilisateur. Le DSI / DWO devient alors un facilitateur, en capacité d’identifier les besoins et les usages métier au sein de l’entreprise et d’identifier, en face de ces besoins, la bonne solution cloud. Tout en veillant à une bonne intégration de chacun de ces outils cloud entre eux, pour faciliter la navigation.

Le principe du cloud est simple :

• Suppression de tout matériel installé sur site : suppression des serveurs informatiques ou des standards téléphoniques PABX, et mutualisation entre plusieurs entreprises dans un datacentre au sein de mégaserveurs / méga-PABX : de fait, l’utilisation des services n’est plus conditionnée à la présence au sein des murs de l’entreprise (il suffit d’avoir une connexion d’accès à Internet, quel que soit l’endroit depuis lequel on se connecte) ;
• Garantie de Continuité de Service : les données stockées en cloud, comme les applications clés de l’entreprise (CRM, téléphonie, sites web…) étant gérées sur des serveurs redondés, ces usages critiques ne peuvent plus tomber en panne ;
• Interface intuitive et ergonomique : les collaborateurs accèdent via des applis sur smartphone ou sur PC, à leurs données, à leurs fichiers clients, à leurs reportings, à leurs outils collaboratifs, à leurs appels téléphoniques… sans formation préalable, car designées aussi simplement que les applis « grand public » (burger menu, flat design, icônes).

Si, fin 2019, 30 % des entreprises annoncent souhaiter une bascule totale de l’ensemble de leurs systèmes informatiques en cloud (Club Décision DSI / JDN, juillet 2019), des entreprises, comme la MACIF, ont annoncé au Google Summit 2019 avoir basculé leurs 10 000 collaborateurs français sur Google Suite (la suite « bureautique » professionnelle de Google). Decathlon ayant même poussé la réflexion jusqu’à équiper ses équipes de Chrome Book, PC ou tablette 100 % full cloud.

Dès 2018 le Groupe G7, et notamment sa filiale ADA, acteur des nouvelles mobilités, a fait le choix d’une bascule à 100 % de ses établissements (siège social, agences…) dans les outils de travail collaboratif 100 % cloud (téléphonie, chat, réunions en ligne).

Digital Workplace : quels sont les facteurs clés de succès d’une bascule de l’IT dans le Cloud ?

Avoir une stratégie globale de réflexion de coûts

Le choix de basculer dans le cloud se fera après une analyse financière. Il sera indispensable de comparer l’ensemble des coûts des solutions on-premise à ces nouvelles solutions cloud : au-delà des coûts d’abonnements purs, il faudra comparer les coûts en intégrant ceux cachés (déplacements, maintenance, coûts d’achat matériel) aux abonnements. Dans ce cas, il apparaîtra clairement que les solutions cloud permettront de mieux maîtriser les coûts informatiques ou télécoms.

Sécuriser l’accès à Internet

85 % du trafic web étant consommé par des applications cloud en 2019 (Cloud Report Netskope, août 2019), le 2e enjeu sera de sécuriser l’accès à Internet. En effet, toutes les applications n’étant alors plus accessibles que via Internet, cet accès deviendra la clé de voûte de l’infrastructure IT : les deux révolutions en cours avec le plan numérique Fibre Optique et le déploiement de la nouvelle technologie 5G joueront un rôle prépondérant dans l’explosion des usages cloud. En parallèle, il faudra pour chaque entreprise, qu’elle soit un grand groupe ou une PME, prévoir un double accès sur les sites. Ceci devient aussi évident que d’équiper sa voiture d’une roue de secours, avec si possible un fail-over automatique du lien principal vers le lien de secours.

Accompagner au changement

Enfin, une fois ces considérations techniques traitées, la gestion du changement pour les utilisateurs sera un enjeu majeur du succès de la bascule. En effet, les utilisateurs, s’ils sont insuffisamment formés, délaisseront ces nouveaux outils, et continueront à fonctionner comme ils le faisaient auparavant. Publicis avait été précurseur dans le déploiement de Skype Entreprise au sein de ses sociétés. Mais, ayant minimisé l’importance de l’accompagnement au changement, seuls 35 % des collaborateurs utilisaient la solution un an après son installation. Les statistiques observées sur les solutions Webex de Cisco, sur des projets n’ayant pas été suffisamment accompagnés, sont sensiblement identiques. 

La règle menant au succès est de prévoir 1 journée de formation pour 30 utilisateurs, en prévoyant une piqûre de rappel à J+15, la 2e journée de formation permettant aux utilisateurs d’obtenir les réponses à leurs questions « pratiques ». Le choix d’un « opégrateur », société étant à la fois intégrateur de solutions et opérateur de service, sera essentiel pour sélectionner en même temps un expert des solutions (stockage, CRM, téléphone, réseau…) et une société garante du bon fonctionnement technique et utilisateur.
Cloud et Digital Workplace sont donc intrinsèquement liés et essentiels à la transformation digitale des entreprises, quelle que soit leur taille. Une fois la bascule effectuée, de nouveaux enjeux se présenteront alors aux dirigeants d’entreprise, notamment en termes de compliance avec la réglementation RGPD et surtout en termes de droit à la déconnexion. Comme l’indique l’acronyme ATAWAD, ces outils sont accessibles partout, tout le temps et depuis n’importe où, et nécessiteront une collaboration étroite avec les équipes RH pour permettre un équilibre pro/perso afin de garantir le bien-être des collaborateurs.