Design for work : comment réinventer le bureau ?

2022 aura été une année de questionnements existentiels pour les entreprises.

Le COVID a profondément changé nos manières de travailler avec une entrée fracassante du télétravail, mais aussi de nombreux questionnements quant à la relation au travail de chacun, le tout bousculé par une crise énergétique qui pousse les entreprises à se questionner sur la raison d’être du bureau !

Pour Le Laptop, nous nous sommes penchés sur la question.

Le bureau et les français, je t’aime moi non plus

Il y a deux ans, avec le COVID, la population expérimente pour la première fois un télétravail de masse. Les salariés goûtent alors à un confort nouveau : celui de s’affranchir du trajet domicile-travail. Le phénomène est tel qu’en 2022, une étude de l’Adp Research Institute estime que 71% des jeunes pourraient quitter leur emploi si on leur demandait de revenir 100% en présentiel. Au regard d’un tel résultat, on a vite fait d’enterrer le bureau…

Pourtant, selon l’étude Jean Jaurès, réalisée la même année auprès de 1000 jeunes (18 à 24 ans), pour environ 50% d’entre eux, l’environnement de travail parfait est celui où l’on a un bureau privé. De là à dire que le flex office est responsable du désengagement au travail, il n’y a qu’un pas…

De nouvelles attentes face au travail

L’étude Jean Jaurès révèle également la place centrale de l’épanouissement et de l’intime au travail. Pour les jeunes interrogés, cet épanouissement passe par une plus grande participation au sein de l’entreprise, davantage d’autonomie et de confiance mais également une plus grande attention accordée à leur intimité. 

Au-delà de la relativisation générale de la place du travail dans la vie des individus, l’étude met en avant un besoin de sécurité et de stabilité (certainement lié au COVID et à la situation économique et sociale actuelle). En termes d’engagement, les jeunes interrogés attendent des entreprises qu’elles s’engagent pour la préservation de l’environnement, le pouvoir d’achat ou encore l’égalité homme-femme. L’enquête montre avant tout un besoin de cohérence entre « les paroles et les actes ».

Développer l’écoute et l’empathie

Les nouvelles attentes viennent questionner les lieux mais surtout les manières de travailler et les relations entre les employés, les managers et les employeurs. La “recherche utilisateur” est donc une étape primordiale. Nous le faisons à travers une veille active et des interviews auprès des collaborateurs. Pour sensibiliser nos clients nous utilisons aussi des personna “prêt à l’emploi”… 

Pour réfléchir à une organisation du travail qui pousse les limites, le persona idéal est une mère célibataire. En répondant aux difficultés qu’elle rencontre, on est alors dans une approche universelle. On cherche à créer des environnements et des organisations qui peuvent être profitables à tous sans qu’il soit nécessaire de les adapter.

Pour la conception d’espace de travail, le persona idéal est une personne empêchée par une situation de handicap. 100% des personnes seront un jour confrontées au handicap, qu’il soit situationnel, temporel ou permanent. Lorsque l’on réfléchit à la façon de se déplacer, de réserver un espace, de brancher son pc, en se mettant à la place d’une personne en situation de handicap, on perçoit des difficultés invisibles. Un espace de travail confortable pour chacun est essentiel si l’on veut sérieusement s’interroger sur le retour au bureau de tous les collaborateurs.

Une démarche inspirée du Design Thinking 

Seul un design global peut répondre à ces nouveaux enjeux. En sondant à la fois les besoins de l’entreprise et ceux des utilisateurs, il permet de converger vers une solution normalement viable pour les deux parties. L’écoute, le soin, la rassurance doivent s’inviter dans la conception des environnements de travail.

L’atelier collaboratif est un outil puissant permettant de créer le meilleur socle d’élaboration d’idées en commun. Itératif, pouvant s’appuyer sur des méthodes de design thinking ou de créativité, il implique les équipes dans la co-création des étapes structurantes.

Nous favorisons le travail en co-construction avec un panel d’ambassadeurs représentatifs des métiers de l’entreprise (direction générale, support, services généraux…). Chacun apporte alors une vision précise des besoins liés aux activités des équipes.

A partir des plans, ils réagissent, débattent et proposent des solutions de manière collégiale afin d’arriver à la version qui répond le mieux à leurs futurs usages. En fonction de l’avancée du projet, on parle de plan de concept (principes d’organisation et d’aménagement) ou de plan de zoning (macrozoning puis microzoning).

Cette approche collaborative fait naître un débat pour atteindre un consensus et favorise les conditions d’adhésion au projet.

Après la conception, il est également primordial de mettre en place des tests, d’analyser les retours d’expérience, d’ajuster et de re-questionner.

Aujourd’hui, si l’entreprise souhaite fidéliser ses collaborateurs, elle doit plus que jamais s’interroger sur les conditions de travail qu’elle leur propose. Le design thinking a cette capacité de mettre en lumière l’ensemble d’un système et ses points de douleurs. La démarche permet de faire dialoguer les collaborateurs, de créer du sens collectivement et de donner une dimension physique aux valeurs affirmées par l’entreprise.

Proposer une nouvelle grille de lecture : Design for work

Nous travaillons sur trois axes que sont la performance, l’universalité et la responsabilité écologique. Nous utilisons le design pour trouver des réponses spatiales et organisationnelles aux nouveaux défis économiques, environnementaux, et sociaux des environnements de travail.

Un design pour la performance

Voir revenir les collaborateurs au bureau passe par la création de conditions de travail plus efficaces qui répartissent plus harmonieusement le temps entre la vie pro et perso.

Cette efficacité est créée par un savant mélange d’espaces bien conçus mais aussi par une confiance réciproque avec le management grâce à un dialogue permanent entre salariés et organisations. L’analyse de cette performance permet à chacun de trouver ses propres et meilleures conditions de travail. Cette approche design permet d’interroger finement cette relation et appelle au renoncement d’un modèle unique.

Un design responsable

Tout en se différenciant par du sur-mesure au service de leur adn, de leur vision et de leur engagement, les entreprises ont aujourd’hui la responsabilité de proposer à leurs collaborateurs des lieux raisonnables et frugaux pour répondre aux enjeux climatiques, énergétiques et écologiques.  Que ce soit par le dimensionnement des espaces, le choix des matériaux, les propositions de mobiliers… les lieux doivent faire échos aux valeurs des individus et de l’organisation pour laquelle ils travaillent.

Un design universel

Donner à chacun la capacité de réaliser son travail dans les meilleures conditions est une approche de design universel. Les espaces doivent être aménagés pour accueillir tous les handicaps, toutes les diversités et tous les besoins spécifiques sans ostraciser, isoler ou incommoder. Ce design ouvert, accueillant et  humain stimule la puissance et la pertinence du collectif.

Le design pour le bien commun

Chez Génie des Lieux, nous sommes convaincus qu’un questionnement approfondi des usages, des activités, des spécificités est indispensable pour offrir une liberté d’organisation du travail au service de la performance de tous.

Ce que l’on observe chaque jour chez nous, c’est que l’espace de travail est vivant, ajustable et appropriable. Il n’est pas un écrin précieux mais plutôt un environnement mouvant et multiple. Nos espaces cloisonnés, silencieux ou isolés répondent aux besoins des introspectifs, des tempéraments calmes ou des très concentrés. Notre salle de créativité ressemble quant à elle à un coworking bruyant, en bazar et décontracté.

Elle répond aux attentes des personnalités qui aiment travailler en groupe, ne craignant ni les va-et-vient incessants ni les sollicitations intempestives. Cet espace offre une grande liberté d’appropriation avec des murs écritoires et des panneaux d’affichages ainsi qu’une liberté d’usage avec la possibilité d’écouter de la musique. Le plus important étant de ne rien figer, de ne rien décider à la place des collaborateurs. Des règles oui, mais dans un cadre souple et responsabilisant.

L’envie d’un retour au bureau ne peut se faire qu’en donnant à chacun les clefs de sa responsabilisation, de son autonomie, de sa performance au service du bien commun.

Il faut s’offrir le temps du questionnement et de la réflexion pour inventer des lieux et des organisations qui font sens et dessiner un futur souhaitable et ingénieux. Du design au service d’un dessein.