Comment mettre en place une solution de flex office ?

Les modes de travail ont grandement évolué ces dernières années, poussées par les règles sanitaires et le télétravail imposés par la Covid, mais aussi par les nouvelles technologies et les nouveaux métiers. Parmi les solutions de travail innovantes, le flex office offre une grande flexibilité aux professionnels. Découvrons alors comment mettre en place une solution de flex office.

Qu’est-ce que le flex office ?

Le flex office, tiré de l’anglais « flexible office », peut se traduire littéralement par « bureau flexible », ou encore « bureau dynamique ». Il ne s’agit pas ici de simplement changer de bureau, mais de transformer les espaces de travail pour les rendre accessibles à tous, à tout moment.

Le flex office est ainsi une solution proposée en réponse aux besoins des professionnels nomades, comme les commerciaux itinérants, mais aussi une alternative flexible et engageante pour les travailleurs en quête de mobilité.

Pour l’entreprise, le flex office est également une manière d’optimiser les espaces de travail (le taux d’occupation des bureaux d’entreprise est généralement compris entre 50 et 60 % seulement).

La vision du flex office par Génie Des Lieux

Le flex office, qu’on appelle aussi flex working, repense la façon de travailler, en proposant de nouveaux modes de travail. Génie des Lieux s’appuie alors sur 3 organisations différentes pour créer un environnement de travail dynamique.

• Le bureau partagé, ou desk sharing : en partageant le bureau avec plusieurs employés, cette méthode favorise la collaboration, les échanges, l’esprit d’équipe et les liens sociaux en évitant l’isolement ;
• L’espace de travail dédié, ou activity based working : en proposant des espaces de travail cloisonnés ou individuels, les collaborateurs sont libres de choisir un espace de travail personnel qui répond à leurs besoins et leurs missions du moment (box pour téléphoner, espace de coworking, salle de réunion…) ;
• Le bureau libre, ou flex working : ici, chaque espace de travail collaboratif profite d’un aménagement adapté au travail et d’un environnement favorable à la concentration et aux échanges (espace de coworking, fastlab…). Chaque employé est libre d’y travailler à sa guise.

Fonctionnement d’un bureau flexible

Le principe du flex office, et d’en finir avec les bureaux attitrés qui contraints les salariés à rester toujours au même endroit. Les mots d’ordre sont la mobilité et la flexibilité, pour permettre aux professionnels d’adapter leur espace de travail à leur mission et leurs envies.

En France, le bureau attitré et la hiérarchie verticale sont profondément ancrés dans les habitudes de travail, et la solution de flex office peut, au départ, être perturbante, car chacun travaille où il veut, quels que soient le statut ou la mission à réaliser. Mais, rapidement, les utilisateurs comprennent l’intérêt d’une telle flexibilité au sein d’une entreprise.

Le fonctionnement est alors on ne peut plus simple : le professionnel s’installe au bureau de son choix à son arrivée, et s’il a besoin de s’isoler pour téléphoner, ou d’échanger avec d’autres sur un sujet, il est libre de changer de pièce ou de table au gré de ses besoins et envies.

Pour éviter de se retrouver sans espace individuel ou de réunion disponible, il est possible de mettre en place un système de réservation de salle.

Pourquoi mettre en place le Flex Office ?

Le flex office n’est pas qu’une simple mode de travail hybride qui permet à chacun de se déplacer quand bon lui semble sur son lieu de travail. Cette solution de gestion de l’espace de travail présente de nombreux avantages, à la fois pour les collaborateurs et pour l’entreprise.

• La rentabilité des locaux, en limitant les bureaux vacants et en adaptant la taille du bâtiment à l’utilisation réelle ;
• La réduction de l’impact environnemental, inscrit dans la démarche RSE de l’entreprise, en limitant les espaces de travail, et donc les dépenses énergétiques (chauffage, climatisation, électricité…), mais aussi en réduisant les trajets quotidiens, et donc les émissions de carbone ;
• Le recrutement plus aisé des nouvelles générations, en quête de flexibilité ;
• L’amélioration de la productivité, en répondant aux besoins fluctuants des professionnels avec une solution qui leur fait gagner du temps et de l’énergie et leur offre des conditions de travail optimales ;
• L’amélioration du bien-être au travail, avec une solution dynamique qui motive et réduit l’ennui d’un bureau fixe.

La mise en place d’une solution de Flex Office

L’aménagement du flex office passe par 4 étapes de transition essentielles pour que la hiérarchie comme les employés trouvent leur compte et s’adaptent à ce nouveau mode de travail.

• L’aménagement de l’espace de travail ;
• Installer une infrastructure informatique compatible avec les besoins (équipement informatique et réseaux) ;
• Implémenter des outils de communication interne performants, pour assurer la continuité des échanges ;
• Accompagner les employés et adapter les méthodes de management à distance.

Votre entreprise souhaite franchir le cap du flex office ? Le Génie des Lieux vous accompagne dans votre projet en aménageant des espaces de travail flexibles adaptés aux besoins de votre entreprise.